Tiketti – Yhteistyö- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste (”Seloste”) kuvaa, miten Tiketti Oy käsittelee tapahtumajärjestäjien ja muiden yhteistyökumppaneiden tai sidosryhmien yhteyshenkilöiden henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Tiketti Oy
Y-tunnus: 0116189-3
Eerikinkatu 36
00180 Helsinki

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä voit olla yhteydessä meihin sähköpostitse osoitteeseen [email protected].

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä henkilöltä itseltään tai hänen edustamaltaan organisaatiolta tai yritykseltä. Tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä, kuten esimerkiksi organisaation tai yrityksen verkkosivuilta.

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• nimi

• edustettu organisaatio tai yritys

• määritelty rooli

• sähköpostiosoite

• puhelinnumero

• muut yhteistyön hoitamiseksi tarpeelliset tiedot, jotka henkilö tai hänen organisaationsa on ilmoittanut.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään Tiketin ja tapahtumajärjestäjän, yhteistyökumppanin tai muun sidosryhmän välisen yhteistyö- tai alihankintasuhteen hoitamiseksi. Käsittely on tarpeen esimerkiksi:

• yhteydenpidon sekä sopimus- ja projektiasioiden hoitamiseen

• tapahtumien suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan

• muihin yhteistyöhön liittyviin käytännön järjestelyihin.

Käsittelyn oikeusperusteet

• Sopimus: Henkilötietojen käsittely on tarpeen Tiketin ja yhteistyötahon välisen sopimussuhteen tai sitä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

• Oikeutettu etu: Käsittely perustuu Tiketin oikeutettuun etuun ylläpitää yhteistyökumppanisuhteita, hoitaa yhteydenpitoa sekä järjestää ja hallinnoida tapahtumiin liittyviä toimintoja.

4. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Käytämme palveluidemme tuottamisessa luotettavia ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä Tiketin lukuun. He käsittelevät henkilötietoja ainoastaan ohjeidemme mukaisesti ja tämän Selosteen ehtojen puitteissa.

Tällaisia palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi:

• analytiikka- ja raportointipalvelu

• uutiskirje- ja markkinointiautomaatiojärjestelmät

• asiakaspalvelujärjestelmät

• laskujen ja kirjeiden postituspalvelut.

Tarpeen mukaan voimme luovuttaa henkilötietoja myös muissa tilanteissa, kuten:

• viranomaisille tai muille toimivaltaisille tahoille, kun laki tai viranomaisen pyyntö sitä edellyttää

• yritysjärjestelyiden yhteydessä, kuten yritys- tai liiketoimintakaupoissa, fuusioissa, ulkoistuksissa tai konsernirakenteen muutoksissa, siltä osin kuin se on välttämätöntä järjestelyn toteuttamiseksi.

Siirrot EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, jos se on tarpeen palveluiden tuottamiseksi (esimerkiksi tiettyjen pilvipalvelujen tai alihankkijoiden vuoksi). Tällöin varmistamme, että tiedot suojataan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

5. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai kuin sovellettava lainsäädäntö edellyttää. Säilytysajat vaihtelevat sen mukaan, mihin tarkoitukseen tietoja käytetään.

Kun henkilötietoja ei enää tarvita käyttötarkoituksiinsa, poistamme ne turvallisesti tai anonymisoimme ne.

6. Henkilötietojen suojaaminen

Käsittelemme henkilötietoja aina luottamuksellisesti. Tiketin henkilöstö voi käsitellä tietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä edellyttävät. Kaikkia tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Käytämme sekä teknisiä että organisatorisia tietoturvatoimia suojataksemme henkilötietoja luvattomalta käsittelyltä, häviämiseltä, muuttumiselta tai vahingoittumiselta. Tällaisia toimenpiteitä ovat muun muassa:

• käyttöoikeuksien hallinta ja rajaukset

• kulunvalvonta tiloihin

• palomuurit ja muut verkkoturvaratkaisut

• salasanasuojaus ja tarvittaessa vahva tunnistaminen

• henkilötietojen salaus sekä pseudonymisointi tai anonymisointi soveltuvin osin

• varmuuskopiointi ja mahdollisuus palauttaa tiedot häiriötilanteissa.

Seuraamme tietoturvan tasoa jatkuvasti ja päivitämme suojaustoimia tarpeen mukaan. Mahdollisen tietoturvaloukkauksen sattuessa arvioimme tilanteen ja ilmoitamme siitä viipymättä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti viranomaisille sekä niille käyttäjille, joita loukkaus koskee.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on GDPR:n mukaiset oikeudet henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Näihin kuuluvat muun muassa:

• Oikeus saada pääsy tietoihin
  Rekisteröity voi pyytää tietoa siitä, mitä häntä koskevia henkilötietoja käsittelemme, ja saada kopion tiedoista lain sallimissa rajoissa.

• Oikeus tietojen oikaisuun
  Rekisteröity voi pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.

• Oikeus tietojen poistamiseen
  Rekisteröity voi tietyissä tilanteissa pyytää tietojensa poistamista. Poisto ei ole mahdollista, jos tietojen säilytys perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen tai oikeudelliseen vaateeseen.

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  Rekisteröity voi pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun hän kiistää tietojen paikkansapitävyyden tai vastustaa käsittelyä.

• Oikeus vastustaa käsittelyä
  Rekisteröity voi tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, erityisesti silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

• Oikeus peruuttaa suostumus
  Jos käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi osoittaa Tiketin tietosuojasähköpostiin, osoitteeseen [email protected]. Pyynnöt käsitellään kohtuullisessa ajassa ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että henkilötietojen käsittely on ollut tietosuojalainsäädännön vastaista. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

8. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Kehitämme palveluitamme jatkuvasti, mikä voi joskus vaikuttaa myös henkilötietojen käsittelyyn. Tämän vuoksi voimme päivittää tätä Selostetta tarvittaessa.

Jos teemme olennaisia muutoksia, ilmoitamme niistä selkeästi palveluissamme ja tarvittaessa myös sähköpostitse. Suosittelemme tutustumaan Selosteeseen säännöllisesti.0116189-3